Faktury zaliczkowe (Ctrl-B)

Faktury zaliczkowe należą do specyficznego rodzaju faktur sprzedaży. Wystawiane są w momencie pobrania zaliczki na towar lub usługę, której dostawa nastąpi w przyszłości. Schematy chronologiczne wystawiania faktur zaliczkowych przez Small Business można pokazać jak na poniższych rysunkach:

Faktury zaliczkowe do chwili dostarczenia towaru(zatwierdzenia podatkowego) nie powodują skutków podatkowych(przychodu), ale tylko w przypadku podatku dochodowego. Natomiast są one traktowane „normalnie” w przypadku podatku VAT. Przyjęte w programie schematy wystawiania faktur zaliczkowych wykluczają korygowanie faktur do chwili ich zatwierdzenia podatkowego. Jeżeli nastąpi taka sytuacja (np. zwrot zaliczki) konieczne jest zatwierdzenie podatkowe poprzednich faktur zaliczkowych, a następnie wystawienie korekty. Wystawianie faktur zaliczkowych w Small Business-ie można podzielić na kilka faz:

  • Wystawianie faktur zaliczkowych za pobrane zaliczki
  • Wystawienie końcowej faktury zaliczkowej obejmującej pozostałą(brakującą) część płatności za towar. Tej faktury może nie być, jeżeli poprzednie faktury obejmują już  pełną kwotę za towar/usługę.
  • Fizyczne dostarczenie towaru/usługi kontrahentowi
  • Zatwierdzenie podatkowe – jest to oznaczenie faktur zaliczkowych w bazie programu, aby mogły zostać pobrane do księgi podatkowej. W innym wypadku, gdy  użytkownik nie poinformuje o tym programu dokumenty nie zatwierdzone nie wejdą jako przychód do księgi.
  • Ewentualna korekta ostatniej faktury zaliczkowej – czyli ustalenie ostatecznej ceny/rabatu/narzutu za towar

Wystawianie faktury zaliczkowej rozpoczynamy od wybrania opcji Ctrl-B w rejestrze faktur krajowych.

Poszczególne opcje oznaczają:

  • Pierwsza faktura zaliczkowa... - Należy wybrać tę opcję, gdy kontrahent wpłacił pierwszą zaliczkę na dany towar/usługę. Zaliczka może pokrywać część lub całość całej płatności. Jeżeli będzie to całość płatności wtedy program potraktuje ją jednocześnie jako fakturę końcową.
  • Druga, następna lub końcowa faktura zaliczkowa... - Należy wybrać tę opcję, gdy wystawiamy następną fakturę za pobraną zaliczkę. Program wtedy poprosi o wskazanie kontrahenta, a następnie wyświetli listę faktur zaliczkowych, które możemy kontynuować zaliczkowo(czyli wpłacać kolejne raty zaliczek).
  • Zatwierdzenie podatkowe... - poinformowanie programu, że zakończono fazę pobierania zaliczek i dostarczono towar/usługę kontrahentowi. Program poprosi o  wskazanie kontrahenta, a następnie wyświetli faktury zaliczkowe możliwe do zatwierdzenie podatkowego. Celem opcji jest oznaczenie faktur zaliczkowych tak, aby zostały pobrane jako przychód do księgi podatkowej.

 

Wydruk faktur zaliczkowych

Przed wydrukiem faktury zaliczkowej należy wprowadzić wartość zaliczki. Można to zrobić ręcznie – wpisując w rubryce „Zaliczka brutto” kwotę zaliczki lub przez naciśnięcie F6 Płatność . Program wprowadzoną zaliczkę rozbije proporcjonalnie na poszczególne towary:

Faktura zaliczkowa na wydruku zawiera dodatkowe informacje. Jest to tabela kwoty rozbicia VAT wg wpłaconej zaliczki oraz informacje o poprzednich zaliczkach. Ilość poprzednich zaliczek jest ograniczona do 27. Ponadto zamiast rubryk „Wartość netto/brutto/vat” są rubryki „Zaliczka netto/brutto/vat”. Oprócz tego przed pozycjami sprzedaży widnieje napis: „ZALICZKA NA POCZET:”.

Faktura zaliczkowa – rozliczanie korekt

Ze względu na przyjęty schemat wystawiania faktur zaliczkowych, jakiekolwiek korekty możliwe są dopiero po zatwierdzeniu podatkowym poprzednich faktur zaliczkowych. Oznacza to, że w przypadku konieczności wystawienia faktury korygującej, a z taką możemy mieć do czynienia w momencie zwrotu zaliczki lub modyfikacji zamówienia skutkującego zmianą stawki VAT towaru/usługi konieczne jest:

  • wystawienie faktury zaliczkowej końcowej (obejmującej brakującą kwotę pełnej kwoty zamówienia) i jej zatwierdzenie podatkowe,
  • wystawienie korekty ostatniej faktury zaliczkowej na zwrot towaru/usługi.

Faktura zaliczkowa – zmiana zamówienia w trakcie fazy zaliczkowania

W praktyce często zdarza się sytuacja, że zamawiający często zmienia ilość lub sam przedmiot zamówienia oraz „domawia” nowe towary. Formalnie należy w takich sytuacjach wystawiać fakturę korygującą. Jednak tak naprawdę faktura taka niczego nie zmieni w kwestii naliczenia podatku, bowiem wpłacona zaliczka dalej będzie opiewać na pobraną kwotę, chyba że nastąpi całkowita wymiana VAT (np. Na fakturze była tylko jedna pozycja zaliczkowana na 22% VAT, a teraz jest 7% VAT). Oznacza to, że w sytuacjach takich powinniśmy wystawić fakturę korygującą na wartość zero złotych zamieniając jeden towar na drugi, ale tzw. „wpisem ręcznym” Ctrl-N, a następnie możemy już kontynuować zaliczkowanie zmodyfikowanej faktury zaliczkowej. Od użytkownika zależy, czy wystawi i wydrukuje taką korektę (wg przepisów), czy po prostu tylko zmodyfikuje treść faktury zaliczkowej(drugiej i kolejnych) i będzie w ten sposób kontynuował fazę zaliczkowania.