Dodatkowe cechy towaru - obługa rozmiarówki

Słownik.

  1. Cecha towaru – dodatkowy parametr towaru, nie wyszczególniony w rekordzie magazynu. Np. Kolor czy rozmiar.
  2. Zakres wartości cechy towaru – wartości, jakie może przybierać dana cecha. Np. Dla cechy Kolor to biały, niebieski.

Założenia.

  1. Informacje o cechach towaru zawarte są w symbolu towaru (kodzie kreskowym).
  2. Towary różniące się choćby jedną wartością cechy są rozróżniane jako osobne pozycje.(Buty w rozmiarze 40 i kolorze białym oraz buty w rozmiarze 40 i kolorze czerwonym to osobne towary w magazynie).
  3. Do towaru może być przyporządkowane maksymalnie 5 cech.
  4. Sprzedaż odbywa się za pomocą drukarki (nie kasy) fiskalnej.

Schemat funkcjonowania sklepu na bazie modułu 'Rozmiarówka'.

  1. Konfiguracja - Stworzenie cech towaru oraz określenie zakresu dozwolonych wartości dla tych cech.
  2. Tworzenie nowych towarów z poziomu magazynu (opcjonalnie).
  3. Przyjęcie towarów do magazynu (Faktura zakupu, PZ). Jeśli był wykonany punkt 2 to przyjęcie odbywa się bez tworzenia nowych pozycji magazynowych w przeciwnym przypadku przyjęcie jest poprzedzone stworzeniem towarów w magazynie.
  4. Wydruk oraz przymocowanie etykiet na towary.
  5. Sprzedaż.
  6. Raportowanie

1. Stworzenie cech towaru oraz określenie zakresu dozwolonych wartości.

Pierwszym etapem pracy z modułem 'Rozmiarówka' jest stworzenie cech towaru oraz zakresu wartości jakie te cechy mogą przyjmować. Robimy to w tabeli:
Miesiące->Instalacja, konfiguracja->Definiowanie...->Dodatkowe cechy towaru.

Znaczenie poszczególnych kolumn:

  • Nazwa cechy towaru – długa nazwa cechy towaru. (np. Kolor)
  • Skrót cechy towaru – jednoznakowy skrót cechy towaru, (np. dla koloru - K) umieszczany w słowie klucz towaru (patrz opis poniżej).
  • Nazwa wartości – długa nazwa wartości cechy. (np. Czerwony)
  • Skrót wartości – maksymalnie trzyznakowy skrót wartości cechy. (np. dla koloru czerwonego - CZ). Ze skrótów wartości tworzony jest symbol towaru (patrz opis poniżej). UWAGA – symbole towarów w programie mogą mieć maksymalnie 16 znaków. Należy zwrócić uwagę na skróty wartości cech oraz liczbę cech opisujących towar, tak aby podczas automatycznego tworzenia (patrz dalej w opisie) symbolu dla towaru nie przekroczyć 16 znaków w symbolu.
  • Słowo klucz towaru – (kolumna klucz w magazynie) tu przyporządkować należy cechy, jakie mają opisywać towar. Poprawne słowo klucz składa się ze znaku wykrzyknika na pierwszym miejscu oraz ze skrótów cech towarowych (kolumna skrót cechy z tabeli Definiowanie...->Dodatkowe cechy towaru). UWAGA – towar może opisywać maksymalnie pięć cech towarowych, kolejne są pomijane. Np. Słowo klucz '!KR' mówi, że towar opisują dwie cechy towaru: Kolor oraz Rozmiar.

Dla poniższego przykładu w tabeli Definiowanie...->Dodatkowe cechy towaru zostały zdefiniowane następujące cechy towaru oraz ich wartości.

Cecha Wartość 1 Wartość 2 Wartość 3
R-Rozmiar 40 41 42
K-kolor C-Czerwony F-fioletowy B-biały

Powyższa tabelę należy interpretować w następujący sposób:

  • Został zdefiniowany rozmiar (np. obuwia), dostępne rozmiary to 40,41,42.
  • Został zdefiniowany kolor, dostępne kolory to czerwony, fioletowy oraz biały.

 

Tworzenie nowych towarów w magazynie.

Moduł 'Rozmiarówka' umożliwia zautomatyzowane tworzenie pozycji magazynowych na podstawie symbolu towaru (który następnie staje się prefiksem symbolu), słowa klucza (w którym zawarte są informacje, jakie cechy opisują towar) oraz na podstawie dodatkowych informacji wprowadzonych przez użytkownika.

2. Tworzenie nowych towarów z poziomu magazynu

W tabeli magazyn naciskamy F5-Przegląd, następnie F3-Nowy towar. Można skopiować informacje opisujące podobny towar lub wpisać je od początku. Na poniższym rysunku widać dane opisujące towar. Na uwagę zasługuje słowo klucz, które jest postaci '!RK' (R-rozmiar, K-kolor z tabeli ..Definiowanie->Dodatkowe cechy towaru) oraz symbol 'Koz' co będzie stanowiło przedrostek symbolu towaru.

Program 'widząc', że w słowie klucz pierwszy znak to '!' interpretuje to jako obsługę 'Rozmiarówki' i pokazuje następne okno (rysunek poniżej), w którym umieszcza wszystkie możliwe kombinacje wartości cech opisujących dany towar (w naszym przypadku jest to R-rozmiar oraz K-Kolor).

W tym oknie użytkownik zaznacza towary, które mają być utworzone w magazynie. Dodatkowo poprzez naciśnięcie klawisza ENTER w konkretnej linii listy można wpisać ilość. Jeśli wpisana ilość będzie różna od zera, program wygeneruje zapis w kartotece nowo utworzonego towaru o stanie początkowym z ilością równą tej wpisanej. Po naciśnięciu klawisza F12 program stworzy tyle towarów, ile użytkownik zaznaczył w liście.

Kolumny w liście opisują skróty cech towaru, natomiast nazwy cech towaru stanowią wyjaśnienie w sekcji 'Kolumny'.

Jeśli w liście została wpisana przynajmniej jedna ilość różna od zera, to program zapyta o datę wpisu stanu początkowego. (okno poniżej).

Zasada tworzenia symbolu (kodu kreskowego) towaru

Prefiks symbolu brany jest z pola symbol (w powyższym przykładzie będzie to 'Koz'), następnie program wstawia wartości cech towaru oddzielając je separatorem (znak '/'). W związku z tym w naszym przykładzie program stworzy 6 towarów o następujących symbolach: Koz/40/C, Koz/40/F, Koz/40/B, Koz/41/C, Koz/41/F, Koz/41/B. Dodatkowo dla towarów o symbolach Koz/40/C, Koz/40/F, Koz/40/B, Koz/41/B doda zapisy o stanach początkowych w kartotekach towarowych.

UWAGA – symbole towarów w programie mogą mieć maksymalnie 16 znaków. Należy zwrócić uwagę na skróty wartości cech oraz liczbę cech opisujących towar, tak aby podczas automatycznego tworzenia (patrz dalej w opisie) symbolu dla towaru nie przekroczyć 16. znaków w symbolu.

3. Przyjęcie towarów do magazynu

Moduł 'Rozmiarówka' umożliwia ułatwione pobieranie towarów do faktury zakupu. Zasada jest ta sama, co w przypadku tworzenia nowych towarów z poziomu magazynu, z tym, że wpisane ilości w liście są ilościami towarów pobranych na fakturę zakupu, zamiast wpisami stanów początkowych w kartotekach towarowych. Jeśli jakiegoś towaru nie ma w magazynie, program stworzy go automatycznie.

4. Drukowanie etykiet na towary za pomocą drukarki etykiet lub zwykłej drukarki.

Aby ujednolicić symbole towarów w magazynie oraz ułatwić przeprowadzanie różnorakich analiz, przyjęto zasadę tworzenia symbolu dla każdego towaru niezależnie, czy dostawca opatrzył już towar jakimś kodem, czy też nie.

Takie podejście może zająć więcej czasu potrzebnego do przygotowania towaru do sprzedaży, natomiast radykalnie skraca czas wykonywania późniejszych analiz.

5. Sprzedaż

Podczas sprzedaży (zarówno poprzez opcje 'Wystaw' jak i z poziomu tabeli) użytkownik może skorzystać z dwóch mechanizmów ułatwiających sprawdzenie stanów magazynowych pewnych towarów.

Mechanizm pierwszy oparty jest o opcje wyszukiwania w nazwie towaru wpisanego ciągu znaków. Wykorzystany może być w sytuacji, kiedy brak jest na stanie magazynu towaru odpowiadającego wymaganiom klienta(np. kolor czy rozmiar). Sprzedawca, widząc jaki jest prefiks towaru, naciska klawisz F5 i wpisuje go w pojawiające się okno. Program wyszukuje i pokazuje towary oraz stany z możliwością pobrania innego towaru (rysunek poniżej).

Mechanizm drugi - wykorzystywany jedynie w filiach posowych - umożliwia podejrzenie stanów magazynowych danego towaru w innych filiach. Podczas przeglądania listy towarów użytkownik naciska klawisz F7, po czym ukazuje się okno z informacją na temat stanów magazynowych danego towaru w poszczególnych filiach na dany dzień oraz daną godzinę.

Sprzedaż z poziomu tabeli.

Sprzedaż z poziomu opcji 'Wystaw'.

6. Raportowanie

Między innymi pod kątem modułu 'Rozmiarówki' stworzony został mechanizm bardziej zaawansowanego wyszukiwania interesujących użytkownika informacji. Do tej pory wszystkie raporty bazowały na selekcji typu 'zawierające w symbolu' czy 'zawierające w nazwie'. Użytkownik mógł wyszukać towary zawierające w symbolu napis '123', nie mógł natomiast stworzyć dodatkowych reguł takich jak 'zaczynające się od', 'kończące się na' czy jeszcze bardziej skomplikowanych. Selekcja zaawansowana dostępna jest w selekcji tabel oraz w raportach – Raporty->Wyciągi->Magazyn Wyciąg z kartotek, Magazyn Zapisy szczegółowo, Sprzedaż Wyciąg z dokumentów, Zakup Wyciąg z dokumentów.

Selekcja zaawansowana.

Aby zachować kompatybilność w programie nadal można używać poprzedniej metody selekcji. Aby użyć metody zaawansowanej należy wyszukiwaną frazę poprzedzić znakiem ~(tylda).

Wyszukiwanie zaawansowane umożliwia wykorzystanie dwóch metaznaków '*'(gwiazdka) oraz '?'(pytajnik), które mają różne znaczenie.

  • '*'(gwiazdka) oznacza dowolny ciąg znaków.
  • '?'(pytajnik) oznacza pojedynczy znak.

Dla przykładu powyżej.

Wyszukaj wszystkie kozaki koloru czerwonego:

~koz/*/C

Wyszukaj wszystkie kozaki:

~koz/*

Wyszukaj wszystkie białe buty:

~*/B

Wyszukaj buty w rozmiarze 40:

~*/40/*