Posługiwanie się cennikiem dostawcy w sklepie

Opisane poniżej opcje współpracy sklepu lub sieci sklepów z hurtowniami powstały w 2001 roku, a w późniejszym okresie zostały dokładnie przetestowane od strony technicznej i praktycznej. Niemniej będziemy wdzięczni za wszelkie uwagi pozwalające na dalszy rozwój tej części programu. W razie problemów ze zrozumieniem opisu lub wystąpieniem kłopotów technicznych prosimy o kontakt telefoniczny.

 

Cenniki otrzymane od dostawców (hurtowni, centrali sieci sklepów) importuje się poprzez opcję w menu:

Tabele -> Zakup -> Cenniki dostawców

 

Cennikami dostawców można posługiwać się dla realizacji wielu celów:

 

  • Informowanie o dostępności towarów, nowościach i cenach zakupu. W otrzymanej od dostawcy liście towarów obok nazwy, kodu kreskowego i proponowanej ceny zakupu znajdujemy dodatkowe pola o charakterze informacyjnym. Dostawca może w nich umieścić dowolne słowa kluczowe np. "nowość", "promocja", "końcówka", "rabat". Program grupuje towary wg podanych haseł ułatwiając poruszanie się po wielotysięcznym asortymencie.
  • Usprawnienie procesu zamawiania towarów. Analogicznie jak dla słów kluczowych w cennikach przekazywane są pola do segregacji towarów na grupy towarowe i kategorie. Podziały tego typu ułatwiają odbiorcy cennika zorientowanie się w ofercie i przyśpieszają zamawianie. W trakcie podawania ilości program na bieżąco liczy wartość składanego zamówienia po cenach zakupu.
  • Nadzór sieci nad uzgodnionymi z dostawcami maksymalnymi cenami zakupu. W drodze negocjacji pomiędzy hurtowniami zaopatrującymi a sklepem, ewentualnie centralą sieci sklepów dochodzi do ustalenia cen  zakupu po których towar ma być dostarczany do sklepów. Poprzez cenniki dostawców stosunkowo łatwo można wprowadzić maksymalne ceny zakupów do magazynu - zaznaczając jedynie, iż podane ceny zakupu są obowiązkowe dla dostawcy. Program posiada opcje umożliwiające kontrolę przekraczania wynegocjowanych cen poprzez sporządzenie listy przypadków z wyliczeniem kwot, jakie sklep utracił kupując towar po cenie wyższej niż wynegocjowana (Raporty -> Do zakupów -> Przekroczenia max. cen zakupu).
  • Sterowanie cenami sprzedaży w sklepach. Opcja ma zastosowanie wówczas, gdy centrala sieci przesyła do swoich sklepów listę towarów wraz z propozycjami cen ich sprzedaży. Program automatycznie - po kodzie kreskowym - porównuje ceny z nadesłanej listy z cenami towarów posiadanych na stanie magazynu a w efekcie pokazuje te towary, których ceny są niezgodne. Opcja może służyć zarówno do zmiany cen wszystkich towarów ujętych w cenniku i jednocześnie rozpoznanych w magazynach (ujednolicenie oferty w sieci) lub tylko tych, które dostawca wskazał poprzez zaznaczenie opcji "obowiązek". Dodatkowo możliwe jest  posługiwanie się okresowymi promocjami poprzez wskazanie zakresu dat i odrębnej ceny na ten okres. Program umożliwia wydruk etykiet na półkę dla tych towarów, którym zmieniono cenę.

 

Format cennika - kwestie techniczne w hurtowni.

 

Hurtownia, która chce przekazać swój cennik do sklepu może to uczynić na dwa sposoby.

1. Użycie programu Small Business
Pierwszy sposób polega na zainstalowaniu programu Small Business na jednym z komputerów hurtowni jako pośrednika wysyłającego cenniki do sklepów poprzez Tabele -> Zakup -> Komunikacja z odbiorcami i opcję "F8 - Eksport cennika (dysk/FTP)". Program wysyła cenniki do skrzynek internetowych, na serwer FTP lub dyskietkę.
Przed wysłaniem danych należy najpierw je wstawić do programu z systemu hurtowni. Używamy w tym celu opcji "F9 - Pobierz cennik z pliku" lub opcji "Ctrl-Y - Import z formatu DBF". Jeżeli chcemy skorzystać z pośrednictwa opcji "F9 - Pobierz cennik z pliku" należy wcześniej przygotować plik tekstowy (praca dla informatyka z hurtowni) o formacie określonym w dalszej części omówienia.

2. Samodzielny eksport narzędziami hurtowni
Drugi sposób polega na wygenerowaniu danych bezpośrednio z systemu hurtowni w formie akceptowalnej przez Small Business pracujący w sklepie. Plik musi się nazywać cennik.hrt, a jego format jest ściśle określony (tekstowy) - każdy cennik rozpoczyna się od sekcji [Naglowek], a po nim następują sekcje pozycji [PozXXX].

 

[Naglowek]
NIP=883-10-05-234
Symbol=Mikromet         (symbol kontrahenta)
DataDostawy=2003.02.01

Następnie w pliku występują sekcje pozycji [PozX] (X-nr pozycji) przykładowo:

[Poz1]
Symbol=5901234534563
Jm=szt.
Nazwa=Jogurt o smaku truskawkowym
Opis=promocja!!!
Kategoria=jogurty
Grupa=Bakoma
PKWIU=12.43.57
CenaNetto=1.00
CenaBrutto=1.07
CenaNettoSprzed=1.30
CenaBruttoSprzed=1.39
Vat=7%
IloscWPaczce=12

[Poz2]
Opis=promocja!!!
Symbol=5934567890128
CenaNetto=2.00
CenaBrutto=2.22
Vat=22%
Jm=szt.
Nazwa=Kurczak pieczony
PKWIU=43.67.18

[Poz3]
Symbol=1234567890128
Opis=
Nazwa=masło domowe
Jm=kg
CenaNetto=3.15
Vat=22%


Pozycje muszą występować po kolei i w każdej z nich należy podać symbol - są to jedyne wymogi, co do zawartości. Pozostałe pola (cena, nazwa, vat, opis, grupa, itd.) nie są wymagane, jeżeli jednak chcemy je umieścić, to należy się trzymać podanego nazewnictwa. Kolejność pól w obrębie sekcji także nie jest istotna jak również to, czy obok pola będzie treść czy też nie (np. "Opis=" w sekcji 3 nie ma treści).

Tak przygotowany plik można wczytać w sklepie w opcji Tabele -> Zakup -> Komunikacja z dostawcami za pośrednictwem opcji "F7 - Odbierz cennik od dostawcy" lub w hurtowni w opcji Tabele -> Zakup -> Komunikacja z odbiorcami poprzez opcje "F9 - Pobierz cennik z pliku".

W przypadku przesyłania danych do sklepu plik można dodatkowo spakować programami rar lub cabinet. Program rozpoznaje fakt spakowania pliku i potrafi go rozpakować o ile dostępny jest program rozpakowujący. Biorąc pod uwagę to ostatnie najlepiej jest użyć programu cabinet, który dostępny jest standardowo w systemie Windows podczas, gdy pozostałe są licencjonowane i mogą nie być w posiadaniu sklepu. Pakowanie jest wskazane - około 10-krotnie zmniejsza rozmiary pliku.

Przykładowe pliki spakowany i nie spakowany zamieszczono w załącznikach. Warto także do wysyłania danych użyć programu Small Business, ponieważ istotne są takie szczegóły jak wymiana pliku z cennikiem na skrzynce internetowej (sklepy korzystają z jednej skrzynki i odbiór cennika przez sklep nie powoduje jego usunięcia ze skrzynki) - nowy cennik powinien nadpisać poprzedni.

 

Wczytanie cennika w sklepie.

 

Jak już wcześniej wspomniano do wczytania cennika w sklepie służy opcja Tabele -> Zakup -> Komunikacja z dostawcami "F7 - Odbierz cennik od dostawcy". Skonfigurowanie sposobu odbioru cennika nie powinno przysporzyć problemu. Przy odbieraniu nowego cennika następuje skasowanie poprzedniego. Główną opcją do pracy z cennikiem jest "F6 - Ustal zamówienie".

Opcja wstępnie dokonuje porównania pozycji magazynowych z cennikowymi i sporządza listę:

  • aktualnie zamówionych towarów;
  • towarów, które się różnią cenami zakupów, sprzedaży, nazwami grup lub opisami;
  • towarów zidentyfikowanych w magazynach sklepu;
  • towarów, których nie ma w magazynach sklepu (nowości);

Ponadto program dzieli asortyment i umożliwia jego przeglądanie pod względem grup towarowych, kategorii lub dodatkowych opisów zamieszczonych przez hurtownie.

W opcjach, które identyfikują i porównują towary z cennika z pozycjami w magazynie możliwe jest wprowadzenie różnic z cennika do magazynu. Działania takie mają na celu wpisanie do magazynu maksymalnych cen zakupu wynegocjowanych z dostawcą, wpisanie cen sprzedaży przekazanych z centrali sieci sklepów, uzgodnienie grup towarowych i dodatkowych opisów nadesłanych od dostawcy cennika. W trakcie przeglądania danych możliwe jest wydrukowanie etykiet na półki z towarami o zmienionych cenach sprzedaży.

Podział cennika na grupy, kategorie lub dodatkowe opisy służy do łatwego wyszukiwania i zamawiania pozycji. W trakcie wpisywania ilości, które chcemy zamówić do sklepu program dokonuje ich zaokrąglenia do ilości sztuk w opakowaniu. Przykładowo wpisanie 53 sztuk w sytuacji, gdy ilość w opakowaniu wynosi 24 powoduje, iż program spyta się, czy zaokrąglić do ilości wynikających z opakowań i w razie wyrażenia zgody poprawi wpisaną ilość na 48 sztuk (zaokrąglenie następuje w dół). Jeżeli wpiszemy jednak 1 sztukę to program zaokrągli ilość do 1 opakowania (w górę do 24 sztuk). Możliwe są również niepełne ilości sztuk w opakowaniu - w praktyce zdarzają się nawet takie przypadki.

Lista zamówionych towarów pozwala na przegląd przygotowanego do tej pory zamówienia i ewentualne dalsze jego poprawienie. Dodatkowo umieszczono funkcje kasowania zamówienia oraz funkcję pobrania danych z opcji "tworzenia zamówień" - części programu służącej do automatycznego ustalania towarów, które należy zamówić wraz z propozycją ilościową w oparciu o rotację asortymentu w ostatnim okresie i aktualnie posiadany zapas.

 

Wysłanie zamówienia do dostawcy

 

Przygotowane zamówienie można wysłać do dostawcy za pomocą funkcji "F9 - Wyślij zamówienie do dostawcy". Program zadaje dodatkowe pytanie o sposób zapłaty oraz żądany termin dostawy, a następnie w wybrany przez wysyłającego sposób przesyła dane (na konto internetowe, serwer FTP lub dyskietkę). Dane zapisane są w czytelnym formacie, a dla identyfikacji nadawcy plik zawiera NIP sklepu oraz symbol sklepu w systemie dostawcy (na wypadek, gdyby wiele sklepów z tej samej sieci posiadało ten sam NIP).

 

Odbiór zamówień w hurtowni

 

Dane spływające ze sklepów hurtownia może odbierać za pomocą własnych narzędzi lub posłużyć się programem Small Business. W tym drugim przypadku program należy zainstalować w hurtowni i użyć opcji Tabele -> Zakup -> Otrzymane zamówienia. Program odbiera dane identyfikując sklepy po NIP-ie. O ile NIP sklepu jest taki sam jak hurtowni, to program zakłada, że zamówienie złożyła filia firmy, natomiast w przypadku, gdy w bazie jest wielu kontrahentów o tym samym NIP-ie program dodatkowo posługuje się przysłanym w pliku symbolem sklepu.

W funkcjach do obsługi złożonych zamówień można znaleźć:

  • automatyczne wystawianie faktur i przesunięć filialnych dla towarów znajdujących się na stanie (program w tym celu analizuje zapasy w magazynach);
  • wydruk zamówień z podziałem na sklepy, które je złożyły;
  • automatyczne rozpoznanie towarów w zdefiniowanych cennikach dostawców i ustalenie, od kogo najlepiej odebrać towar, aby zrealizować zamówienie;
  • wydruk zamówień w celu przefaksowania ich do dostawcy zbiorczo (dostawa do centrali, która następnie rozwiezie towar własnym transportem) lub z wyszczególnieniem sklepów, które złożyły zamówienie (dostawa z hurtowni bezpośrednio do sklepów z pominięciem centrali).


Można także użyć programu Small Business tylko do odbierania zamówień z internetu lub serwera FTP i zapisywania ich na dysku w pliku, który następnie zostanie wchłonięty przez wewnętrzny system pracujący w hurtowni. Small Business odbierając zamówienie kasuje go ze skrzynki lub serwera (nie dotyczy dyskietki).