Faktury zaliczkowe należą do specyficznego rodzaju faktur sprzedaży. Wystawiane są w momencie pobrania zaliczki na towar lub usługę, której dostawa nastąpi w przyszłości. Schemat chronologiczny wystawiania faktury zaliczkowej z częściowymi dostawami towarów w Small Businessie można pokazać jak na poniższym rysunku.
Takie rozliczanie faktury zaliczkowej (częściowe dostarczanie towarów), może być rozciągnięte w dłuższym czasie. Powinno się ono odbywać za pomocą dokumentów wydania na zewnątrz (WZ) powiązanych z fakturą zaliczkową. Aby w ten sposób realizować fakturę zaliczkową, należy ją wprowadzić w programie, wg instrukcji podanej tutaj. Jeśli zaliczka nie dopełnia wartości faktury nie trzeba wykonywać żadnych dodatkowych czynności przed wprowadzaniem dokumentów WZ. Jeśli jednak wartość zaliczki i wartość faktury są sobie równe należy wybrać (przy wypełnianiu wartości zaliczki), aby program nie odpisywał zawartości faktury z magazynu. W ten sposób unikniemy podwójnego ściągnięcia towaru ze stanu magazynu (i faktura, i WZ).
Następnie w rejestrze dokumentów „Wydań oczekujących (WZ)” tworzymy kolejne dokumenty wydania towarów i łączymy je z fakturą zaliczkową za pomocą kombinacji klawiszy „Ctrl-F7 Fak.zaliczkowa”. Program umożliwia wybranie odpowiedniego dokumentu zaliczkowego wystawionego dla tego kontrahenta. Jeśli kontrahent nie miał dokumentów zaliczkowych, użytkownik zostanie o tym poinformowany stosownym komunikatem. Po wybraniu dokumentu program pozwala użytkownikowi na wybór czy kopiować do WZ-ki zawartość faktury zaliczkowej czy nie.
W następnym kroku Small Business sprawdza czy wartość dokumentu WZ nie jest wyższa od sumy zaliczek pomniejszonych o ewentualne, wcześniejsze dokumenty WZ. Jeśli okaże się, że wartość WZ jest zbyt wysoka program automatycznie obniży ilość towaru wydawanego do takiej ilości, aby wartość nie przekroczyła pozostałej kwoty zaliczek.
Po wystawieniu dokumentów WZ można przejść do wystawienia końcowej faktury zaliczkowej. Aby wykonać taką operację należy przejść do rejestru faktur i po wybraniu opcji Ctrl-B należy wybrać pozycję nr 7.
Po zaakceptowaniu okna program zapyta nas o kontrahenta, dla którego ma zakończyć fakturę zaliczkową pobierając dokumenty WZ. W następnym kroku należy wskazać odpowiednią zaliczkę. Po wykonaniu tych czynności program pokaże nam w oknie, pozycje które znajdą się na dokumencie końcowym.
F12 Wystaw fakturę – program przechodzi do kolejnych kroków wystawiania faktury zaliczkowej końcowej z dokumentów WZ.
F10 Pobierz wybiórczo – opcja nieaktywna.
F11 Zsumowane (podgląd) – opcja pokazuje towary, które znajdą się na fakturze zbijając razem takie same pozycje. W wypadku gdy na kilku dokumentach WZ znalazły się takie same pozycje program pokaże je w jednej pozycji ze zsumowaną ilością (opcja ułatwia weryfikację dokumentu).
Po wybraniu klawisza F12 program zapyta czy kontynuować operację jednocześnie informując użytkownika o tym w jaki sposób dane zostaną zmienione.
Jeśli podczas wystawiania faktury program wykryje, że nastąpiła nadpłata i wartość towarów jest mniejsza od wartości zaliczki, zapyta nas czy wystawić na tę okoliczność fakturę korygującą nadpłaconą zaliczkę.
Po utworzeniu korekty, program odpisze fakturę końcową i poinformuje nas o zakończeniu operacji zmiany dokumentów WZ na fakturę.
Uwagi
1. Dokumenty WZ wystawiane są z formą płatności przedpłata. Dzięki temu program nie wpisuje dokumentu WZ do kas firmy/zadłużenia kontrahenta. NIE NALEŻY zmieniać domyślnej formy płatności.
2. Program odpisuje towary podobnie jak na fakturach z WZ/PZ. W zależności od opcji odpisuje je z datą końcowej faktury zaliczkowej lub zgodnie z datami wydania na dokumentach WZ.
3. W zależności od różnicy wartości między fakturą końcową a wartością wpłaconych zaliczek możemy wyróżnić trzy przypadki:
- wartość faktury większa od wartości zaliczek – płatność różnicy zgodna z formą płatności przypisaną kontrahentowi.
- wartość faktury równa wartości zaliczek – dokument końcowy z zerową wartością zaliczki.
- wartość faktury mniejsza od wartości zaliczek – korekta faktury zaliczkowej na wartość różnicy.
